5 conseils d’experts pour l’archivage de documents papier

 

Dans cet article, nous vous proposons cinq conseils conçus pour vous aider à archiver plus efficacement les documents papier importants. 

L’un des aspects les plus importants de la gestion documentaire est l’archivage. Beaucoup d’entre vous seront légalement tenus d’archiver la documentation des clients jusqu’à ce que les lois de prescription aient expiré. Cela s’explique par le fait que des documents importants peuvent être nécessaires lors d’une procédure judiciaire à une date ultérieure. Beaucoup d’entre vous peuvent également choisir d’archiver les documents dans le cadre de votre politique globale de conservation des documents, et cela peut être convenu sur une base volontaire.

Si vous ne suivez pas les bonnes pratiques en matière d’archivage des documents, vous risquez de rencontrer des problèmes juridiques, des clients mécontents et des goulots d’étranglement dans votre entreprise. Vous pouvez éviter cela en suivant plusieurs des recommandations de  » bonnes pratiques  » qui suivent. Voyez comment archiver vos documents professionnels avec arkevia, cliquez ici.

 

Conseil n°1 : Purge des fichiers

Chaque document que vous conservez doit être archivé pour de bonnes raisons. Ces raisons sont généralement inscrites dans votre « Politique de conservation des documents« . Si vous conservez toute la documentation non essentielle, vous vous rendrez la vie extrêmement difficile à vous-même et à vos clients.

Nous vous recommandons donc de purger toute la documentation non essentielle dès le départ. Par exemple, vous pouvez choisir de purger les documents que vous n’êtes pas légalement tenu de conserver. Cependant, nous vous recommandons de vous assurer que les documents sont purgés de manière sûre, efficace et sécurisée. Nous vous recommandons également d’investir dans les services d’une entreprise de déchiquetage hors site de bonne réputation. Un  » certificat de destruction  » vous sera fourni à l’issue du processus de destruction.

 

Conseil n°2 : Assurez-vous que les périodes de conservation répondent aux exigences légales

Assurez-vous que les délais de conservation suivent ceux fixés par la loi ou les réglementations du secteur. De nombreux professionnels doivent conserver les documents papier pendant sept ans. Il est donc essentiel que vous ne conserviez pas les documents durant une période inférieure à celle prescrite par ces lois ou réglementations sectorielles. Un manquement à la conservation des documents dans les limites prescrites par la loi pourrait vous valoir une amende substantielle.

Il est également important de ne pas conserver les documents papier pendant une période excessivement longue. Cela signifie généralement que vous gaspillez votre argent en conservant des documents papier alors que vous n’êtes pas tenu de le faire. Pour vous assurer que les documents sont conservés pendant la bonne durée, faites examiner votre « politique de conservation des documents » par un avocat et un professionnel de l’archivage. Cela peut vous permettre d’économiser une somme d’argent substantielle à long terme.

 

Conseil n°3 : Choisissez judicieusement votre espace de stockage

Si la grande majorité des documents papier ne sont pas rappelés avant leur destruction, vous devez néanmoins prendre des mesures raisonnables pour vous assurer que les documents ne sont pas endommagés pendant la période de conservation convenue. Cela signifie que les documents doivent être stockés dans un environnement sûr et sécurisé. Les documents papier sont particulièrement exposés aux risques de dommages et de vol.

Nous vous recommandons d’investir dans un service sécurisé de stockage de documents hors site. Ici, vos documents seront stockés sur des étagères à haute densité. Cela permettra de protéger vos documents de l’humidité et de la poussière. Vos documents bénéficieront également d’une couverture CCTV 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7, d’un contrôle climatique et de systèmes de détection/protection contre les incendies.

 

Conseil n°4 : Assurez-vous que les documents sont facilement récupérables

Lorsque vous investissez dans des services d’archivage de documents, un facteur qui est généralement pris en compte est la récupération des documents. Souvent, lorsque les documents doivent être récupérés, ils doivent habituellement être récupérés rapidement. Cela signifie qu’il est essentiel de considérer la question de la récupération des documents avant de mettre en œuvre un système d’archivage de documents.

Lorsque vous investissez dans l’archivage de documents hors site, vous ne devez pas vous soucier de la récupération des documents. En effet, le service proprement dit s’en chargera pour vous en attribuant des codes-barres aux documents et aux boîtes dans lesquelles ils se trouvent. De nombreuses sociétés d’archivage de documents vous proposent également un service de « numérisation à la demande » ultra-rapide. Cela vous permet d’accéder aux documents requis en quelques heures plutôt qu’en quelques jours.

 

Conseil n°5 : numériser les documents papier

Ce conseil fait vraiment suite au conseil n°4 ci-dessus. Lorsque les documents sont considérés comme  » actifs « , vous pouvez avoir intérêt à les faire numériser. La numérisation des documents importants vous permettra d’accéder à ces documents en quelques secondes. Nous vous recommandons de faire appel aux services d’une société de numérisation de documents. Cette société numérisera les documents papier en utilisant la technologie de reconnaissance optimale des caractères (OCR). Cela permet de localiser vos documents numérisés à l’aide d’une simple recherche par mot-clé.