« Comment annoter un document PDF ? ». Si vous avez déjà essayé d’annoter un PDF, vous avez probablement découvert à quel point un processus aussi simple peut être laborieux. Avec un nombre de PDF estimé à 2,5 trillions dans le monde, il doit y avoir un moyen facile de travailler avec un format de fichier aussi communément utilisé. Heureusement, il y en a un – et la plupart des gens ne savent même pas combien de temps, d’énergie et même d’argent ils peuvent économiser en travaillant avec les bons outils d’annotation PDF.
Pourquoi et quand les annotations dans un fichier PDF sont-elles utiles?
Comment pouvez-vous annoter un PDF ? La plupart des lecteurs de cet article ont eu besoin d’annoter du texte à l’intérieur d’un PDF, pour se rendre compte que les PDF offrent des capacités très limitées en matière de fonctions d’édition de texte.
Le format PDF a été créé par Adobe au début des années 1990 pour remplacer les fichiers de documents volumineux dont le partage était pénible. À cette époque, la puissance de calcul était beaucoup plus limitée qu’aujourd’hui.
Les PDF permettaient de combiner tous les éléments de conception graphique dans un seul fichier tout en maintenant la taille du document aussi petite que possible. Même si cet avantage est dépassé à notre époque, il existe de nombreuses autres raisons pour lesquelles les PDF restent populaires :
- Portabilité : Peu importe que vous utilisiez Windows 10, un Mac, un appareil Android ou iOS – les PDF fonctionnent sur tous les systèmes.
- Sécurité : Les PDF contiennent de nombreuses fonctions de sécurité, comme la désactivation des capacités d’impression ou la désactivation de la fonction copier/coller. En outre, vous pouvez protéger votre PDF par un mot de passe.
- Utilisabilité : Les PDF contiennent des champs remplissables qui permettent aux clients d’ajouter des informations telles que le nom et l’adresse sans modifier le reste du contenu. Vous pouvez même ajouter des signatures électroniques sans imprimer le document.
Même si ces fonctionnalités sont toujours utiles selon les normes actuelles, l’absence de fonctions PDF annotatives peut rendre la collaboration difficile. Cependant, il n’y a parfois aucun moyen de contourner ce problème. Comme nous avons pu le voir ci-dessus, il existe de nombreuses raisons pour lesquelles vos clients ou même vos rédacteurs peuvent vouloir vous envoyer un fichier PDF qui intègre d’emblée ces fonctions de sécurité et de convivialité.
Par exemple, si vous préparez un contrat, vous l’envoyez généralement via un PDF, afin de pouvoir recueillir les signatures sans vous soucier que quoi que ce soit d’autre ait été modifié. Mais que se passe-t-il si vous recevez et devez annoter des fichiers PDF, par exemple pour barrer certains mots ou simplement pour laisser un commentaire général ? Que faire si vous avez besoin de mettre en évidence et de souligner des sections de texte ou même de copier du texte du document ?
Il doit y avoir un moyen d’annoter des fichiers PDF sans faire de captures d’écran ou utiliser d’autres solutions à moitié correctes. C’est exactement là que les logiciels d’annotation PDF entrent en jeu. Grâce aux outils fournis par une solution logicielle performante, vous pouvez annoter des fichiers PDF, résoudre les problèmes mentionnés ci-dessus et ajouter des fonctionnalités de collaboration bien plus précieuses à votre flux de travail de fichiers PDF.
Les avantages d’un logiciel d’annotation PDF sont présentés dans la section suivante.
Comment annoter un PDF : Caractéristiques importantes d’un logiciel d’annotation de PDF
Quels sont les avantages qu’un logiciel d’annotation de PDF capable doit offrir?
Pour être clair, les PDF étant des documents fixes, nous ne pouvons pas nous attendre à des fonctions d’édition de texte à part entière telles que celles proposées par Microsoft Word, Google Docs ou Pages d’Apple. Mais, si nous voulons maintenir certaines des caractéristiques de sécurité mentionnées ci-dessus dans un contrat ou un article scientifique, il est souvent nécessaire de travailler avec un fichier PDF.
Lorsque nous le faisons, nous pouvons nous attendre à pouvoir utiliser des fonctionnalités PDF annotées pour faciliter le processus de collaboration entre le créateur du PDF et tous les réviseurs impliqués. Sinon, de précieuses heures de travail sont perdues tant du côté du créateur que du côté des réviseurs, ce qui transformerait de simples annotations PDF en un projet coûteux pour votre entreprise.
Par conséquent, le logiciel doit permettre au réviseur de mettre en évidence des sections et d’ajouter des commentaires, à tout le moins. De manière générale, un logiciel d’annotation PDF doit contenir les fonctionnalités de base suivantes :
- Surligner une section de texte :Pour attirer l’attention sur une section spécifique, vous devez pouvoir surligner le texte avec différentes couleurs.
- Transcription du texte : Vous devez pouvoir biffer le texte afin de mettre en évidence les parties inutiles d’un projet de rédaction ou d’un contrat.
- Copie du texte : Pour apporter des modifications au texte, il est nécessaire de pouvoir copier/coller le texte du PDF.
- Laisser un commentaire : En plus de marquer les modifications requises, vous devez également pouvoir laisser facilement des annotations commentées pour expliquer plus en détail ce qui doit être modifié.
- Ajouter des dessins à la main et des formes : Pouvoir faire des dessins et ajouter des flèches, des lignes ou des formes vous donne la possibilité de donner un feedback encore plus clair.
Certains outils d’annotation PDF offrent également des solutions de révision de contenu plus personnalisées et vous permettent de dessiner librement des formes. Alors qu’un lecteur de PDF habituel est déjà incapable de fournir des annotations de base, un logiciel d’annotation de PDF à part entière peut faire beaucoup plus, comme nous le découvrirons dans la section suivante. Lire également cet article sur i love pdf en suivant le lien https://www.mupmag.fr/ilovepdf-est-ce-vraiment-le-meilleur-editeur-en-ligne-de-pdf-gratuit/