Pour les étudiants en ligne, le courrier électronique est souvent le principal moyen de communication avec les professeurs et les camarades de classe. En tant qu’étudiant, vous avez un accès automatique aux programmes Microsoft Office, dont Microsoft Outlook, pour rendre cette communication simple et facile. Cependant, avec autant de courriels entrants, votre boîte de réception peut rapidement être débordée et les courriels les plus importants peuvent être perdus. Pour éviter cela et rester au courant de tous vos e-mails entrants, utilisez ces conseils pour organiser votre boîte de réception Outlook dans l’application de bureau.
Se désabonner des expéditeurs indésirables
La première étape pour organiser votre boîte aux lettres électronique est de supprimer les e-mails dont vous n’avez pas besoin. Les listes d’abonnement des marques, des bulletins d’information et des sites Web peuvent ajouter beaucoup d’encombrement à votre boîte de réception, donc si vous ne lisez jamais ces chaînes d’e-mails, envisagez de vous désabonner tout simplement.
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Supprimer ou archiver les anciens e-mails
Après vous être désabonné des communications futures, pensez à vous débarrasser des anciens e-mails qui prennent de la place dans votre boîte de réception.
Si vous ne voulez plus d’un e-mail, vous pouvez le déplacer dans votre dossier “Éléments supprimés” en cliquant sur le bouton Supprimer. Si vous supprimez accidentellement un courriel important, ne vous inquiétez pas ! Les e-mails récemment supprimés sont encore disponibles pendant un court laps de temps après leur suppression.
Si vous n’avez plus besoin d’un e-mail dans votre boîte de réception, mais que vous n’êtes pas prêt à le supprimer, vous pouvez le placer dans votre dossier “Archive” en cliquant sur le bouton Archive. Cela le supprimera de votre boîte de réception pour libérer de l’espace, mais il sera toujours dans vos archives chaque fois que vous en aurez besoin.
Créer des dossiers
Une fois que vous avez éliminé les e-mails inutiles, il est temps de commencer à développer un moyen d’organiser les éléments importants qui restent dans votre boîte de réception. L’une des meilleures façons de le faire est de créer des dossiers dans Outlook.
Pour créer un dossier, naviguez vers l’onglet Dossier dans la barre des tâches. Cliquez ensuite sur Nouveau dossier, nommez votre dossier et choisissez où vous souhaitez le placer. Une fois que vous avez créé un dossier, vous pouvez faire glisser et déposer les courriels de votre boîte de réception principale vers le dossier correspondant.
Expérimentez la création et l’organisation de dossiers pour trouver le système qui vous convient le mieux ; chacun a sa préférence en matière d’organisation. Une approche que les étudiants en ligne pourraient trouver utile est de commencer par créer un dossier pour chaque cours en ligne auquel vous êtes actuellement inscrit. Vous pouvez ensuite créer d’autres dossiers selon vos besoins, comme un dossier pour le conseil, votre coordinateur de programme ou les organisations académiques.
Bien que les dossiers soient un outil utile, méfiez-vous d’en créer trop. Vous ne voulez pas faire tellement de dossiers que trouver un courriel devient plus compliqué qu’il ne l’était au départ. Lorsque chaque dossier est clairement étiqueté et a un but spécifique, vous saurez que vous êtes sur la bonne voie.
Catégoriser les e-mails
Un autre moyen facile de trier les e-mails est d’utiliser la fonction “Catégoriser” dans Outlook. Catégoriser un e-mail lui donne une couleur et un nom de catégorie et vous pouvez modifier les noms et les couleurs pour créer un système personnalisé. Cliquez sur Catégoriser > Toutes les catégories pour modifier le nom de chaque catégorie, puis cliquez sur le bouton Catégoriser dans le ruban supérieur pour affecter un courriel à une catégorie.
Une façon d’utiliser les catégories pour aider à organiser votre boîte de réception est de les trier en fonction de ce que contient le courriel.